Meetings zur Prognostizierung der Pipeline können stressig sein. Wenn die Pipeline nicht ausreicht, um die Quartalszahlen zu erreichen, stehen die Vertriebsleiter unter Druck. Und für die einzelnen Vertriebsmitarbeiter kann es unangenehm sein, vor ihren Kollegen Rede und Antwort stehen zu müssen – was sie möglicherweise dazu treibt, die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses zu beschönigen oder Prognosen auf Grundlage ihres Bauchgefühls zu erstellen. Jeder Teilnehmer im Meeting ist dafür verantwortlich, dass die Ziele erreicht werden und ein kontinuierliches Wachstum erreicht wird.
Aber das Meeting beginnt und endet nicht mit dem Vertrieb. Auch wenn sie nicht mit am Tisch sitzen, beobachtet die Finanzabteilung Ihre Vertriebsprognose – und wird sich als nächstes mit Ihnen unterhalten. Denn es gibt nichts, was die Finanzabteilung mehr fürchtet als Ungewissheit.
Auch wenn in solchen Meetings zur Erstellung von Prognosen die Stressbelastung möglicherweise immer etwas höher ist als sonst, müssen sie nicht zwangsläufig qualvoll sein. Hier geben wir Ihnen ein paar einfache Möglichkeiten an die Hand, wie Sie ihre Meetings zu Pipeline-Prognosen stressfreier gestalten können.
1. Kommen Sie vorbereitet
Bei der Besprechung der Pipeline-Prognosen sollte es keine Überraschungen geben. Sie müssen beim Betreten des Raums bereits wissen, wo die Vertriebsmitarbeiter mit ihren Vertriebszahlen stehen. Zusätzlich zu den detaillierten Pipeline-Daten in Salesforce sollten Sie Zugriff auf die täglichen Vertriebsaktivitäten und Kundeninteraktionen der Vertriebsmitarbeiter haben.
Anhand dieser Informationen können Sie beurteilen, ob die Aktivitäten der Vertriebsmitarbeiter ausreichen, um einen Geschäftsabschluss für Ihr Unternehmen zu erzielen. Da Sie wissen, was nötig ist und ob es auch angegangen wird, können Sie Ihrem Team konkrete, datengestützte Handlungsempfehlungen geben. Außerdem können Sie aufgrund des Interaktionsniveaus eine genauere Umsatzhochrechnung aufstellen – basierend auf Daten und nicht auf dem „Vertriebs-Instinkt“.
Wenn Sie sehen, dass die Vertriebsmitarbeiter das richtige Maß an Engagement mit den richtigen Stakeholdern haben, werden Sie zuversichtlicher, dass ein Deal tatsächlich zum Abschluss kommen wird – und Sie fühlen sich bestätigt in Bezug auf Ihre Zahlen.
2. Sprechen Sie die Sprache Ihrer Mitarbeiter
Sie sollten wissen, was Ihre Vertriebsmitarbeiter motiviert, damit Sie die richtigen Worte finden, um die gewünschten Verhaltensweisen zu fördern. Vertriebsmitarbeiter interessieren sich vielleicht nicht für den Umsatz, aber sie interessieren sich dafür, ihre eigenen Zielvorgaben zu erreichen und damit ihre Provisionszahlungen zu maximieren. Behalten Sie das im Hinterkopf und geben Sie Ihren Mitarbeitern Tipps, wie sie ihre variable Vergütung erhöhen können.
Vielleicht nutzen Sie das Prognosegespräch auch, um einen neuen SPIF (Sales Performance Incentive Fund) vorzustellen. Wenn Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern erklären, dass sie das Dreifache verdienen können, wenn sie bis zum Monatsende drei neue Deals abschließen, dann sprechen Sie ihre Sprache. Diese Zielvorgabe wird schneller ihre Aufmerksamkeit wecken als Hinweise auf den Umsatz oder die Gewinnspanne des Unternehmens. Wenn Vertriebsmitarbeiter nicht da sind, wo sie eigentlich sein sollten, gehört es zu Ihren Aufgaben, sie dahingehend zu motivieren.
3. Vermeiden Sie böse Überraschungen
Es gibt einen Grund dafür, dass die meisten Vertriebsleiter nur die Hälfte ihrer zugesagten Prognosen konsistent erfüllen. Genaue Vertriebsprognosen erfordern einen Einblick in die zu erwartenden Kosten und die erzielten Umsätze. Es ist wichtig, Zugang zu Daten bezüglich Umsatz und Kosten zu haben – insbesondere für Ihre Finanzabteilung. Die Finanzabteilung möchte den erwarteten Umsatz, die Vertragsbedingungen und die tatsächlichen Kosten der Provisionsauszahlungen kennen.
Dank einer exakten Übersicht sowohl über die Vertriebseinnahmen als auch über die Kosten der variablen Vergütung kann die Finanzabteilung strategischere Entscheidungen treffen, die Glaubwürdigkeit der Geschäftsabläufe erhöhen und das unternehmerische Risiko senken. Folglich müssen Ihre Systeme der Finanzabteilung einen schnellen und umfassenden Zugriff auf alle Aspekte der laufenden Deals ermöglichen. Wenn Sie einen leistungsabhängigen Vergütungsplan verwenden, sollte dieser nahtlos in Salesforce integriert sein, damit die Daten in beiden Systemen gemeinsam genutzt werden können.
Durch das Abrufen der projizierten Prognosedaten aus Salesforce können Sie mit Xactly z. B. sofort die Vertriebsprovisionen berechnen und die Auswirkungen auf das Betriebsergebnis bestimmen. Darüber hinaus werden diese Zahlen jedes Mal, wenn Ihre Vertriebsorganisation eine Änderung an den Pipeline-Zahlen vornimmt (und wenn Deals in der Pipeline abgeschlossen werden), automatisch neu berechnet, sodass die Finanzabteilung immer auf dem neuesten Stand ist.
4. Klären Sie Ihre Stakeholder auf
Viele Mitarbeiter in der Finanzabteilung verstehen nicht, wie sehr die Anreizvergütung das gewünschte Vertriebsverhalten fördern und den Umsatz steigern kann. Mit Einblicken in die Performance- und Provisionsdaten können sie diese Zusammenhänge jetzt besser nachvollziehen und sehen schwarz auf weiß, was diese Beträge für das Unternehmen bedeuten – wodurch das traditionell schwierige Verhältnis zwischen Finanzabteilung und Vertrieb verbessert wird.
Die Finanzabteilung sollte verstehen, warum die Kosten für den Abschluss eines Deals für Ihren Top-Vertriebsmitarbeiter höher sind als die eines durchschnittlichen Vertriebsmitarbeiters, wenn es einen Beschleuniger gibt. Gleichzeitig erkennen sie auch den Wert dieses Anreizes, wenn sie sehen, wie viel mehr Umsatz der Top-Vertriebsmitarbeiter dem Unternehmen bringt.
5. Nutzen Sie KI-gestützte Lösungen, um die Prognosegenauigkeit zu erhöhen
Durch den Einsatz moderner Technologien wie künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, um das Erstellen von Vertriebsprognosen zu automatisieren und zu systematisieren, haben Vertriebsleiter jetzt Zugriff auf Informationen, damit sie die Konsistenz, Genauigkeit und Zuverlässigkeit ihrer Vertriebs- und Planungsdaten erhöhen können.
Zu den typischen Problemen bei der manuellen Erstellung von Prognosen gehören eine mangelnde Transparenz der Pipeline und der Vorhersagen, eine inkonsistente Umsetzung des Vertriebsprozesses in den einzelnen Teams und eine schlechte Datenqualität, da CRM-Systeme und Tabellenkalkulationen selten aktualisiert werden.
Lösungen wie Xactly Forecasting unterstützen Unternehmen dabei, die Vorhersagbarkeit von Umsätzen und die Konsistenz der Vertriebsprozesse zu verbessern – und lösen somit ein großes Problem, das die Vertriebsorganisationen in Unternehmen seit langem beschäftigt. Dadurch verbringt das Management weniger Zeit mit dem Erstellen und Aktualisieren von Berichten und mehr Zeit mit der Evaluierung, Rationalisierung, Optimierung und Verbesserung der gesamten Vertriebsstrategie.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Vertriebsprozesse optimieren können, empfehlen wir Ihnen unser Webinar, Intelligente Vertriebsprognosen: Vorhersagen mit mehr Gewissheit treffen.
